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ELENA

Elektronischer Entgeltnachweis zum Jahreswechsel gestartet - Zunächst nur drei Bescheinigungen einbezogen

Viele staatliche Leistungen setzen voraus, dass der antragstellende Arbeitnehmer einen Nachweis über sein zuletzt bezogenes Arbeitsentgelt vorlegt. Diese Entgeltnachweise werden derzeit von den Arbeitgebern ausschließlich in Papierform an die Beschäftigten ausgegeben. Die neue Bundesregierung strebt an, die heutigen Papierbescheinigungen vollständig durch elektronische Nachweise zu ersetzen. Mit dem zum 1. Januar 2010 gestarteten elektronischen Entgeltnachweis (ELENA) wird hierzu der Grundstein gelegt.

Das ELENA-Verfahrensgesetz sieht vor, dass die für die Beantragung von Arbeitslosengeld I, Eltern- und Wohngeld relevanten Entgeltdaten ab dem 1. Januar 2010 monatlich vom Arbeitgeber elektronisch an den „ELENA-Datenpool“ (sog. Zentrale Speicherstelle) zu melden sind. Dieser ist bei der Deutschen Rentenversicherung Bund angesiedelt. Dort werden alle Entgeltdaten der Beschäftigten zentral gespeichert. Während einer Übergangsphase, die bis zum 31. Dezember 2011 dauert, sind jedoch weiterhin auch die entsprechenden Papierbescheinigungen auszustellen. Ab 1. Januar 2012 entfallen dann die Papierbescheinigungen für die Sozialleistungen Arbeitslosengeld I, Eltern- und Wohngeld. Die leistungsgewährenden Behörden rufen ab diesem Zeitpunkt die zur Leistungsberechnung notwendigen Informationen direkt bei der Zentralen Speicherstelle ab.

Es wäre gut und richtig gewesen, wenn von Beginn an mehr Bescheinigungen in das ELENA-Verfahren einbezogen worden wären, so wie es die BDA gefordert hatte. Im Rahmen des Vermittlungsverfahrens zwischen Bundestag und Bundesrat Anfang 2009 konnte jedenfalls verhindert werden, dass noch in letzter Minute das Wohngeld aus dem Anwendungsbereich des ELENA-Verfahrens herausgenommen wurde. Ohne die Intervention der BDA wäre das Ziel, mit der Einführung des elektronischen Entgeltnachweises in der Netto-Wirkung Bürokratie für die Arbeitgeber abzubauen, kaum mehr erreicht worden. Die BDA hat ihre Zustimmung zum ELENA-Verfahren immer davon abhängig gemacht, dass die Entlastung der Arbeitgeber durch den Wegfall von Entgeltbescheinigungspflichten größer ist als der administrative Aufwand der Arbeitgeber durch die mit dem ELENA-Verfahren verbundene monatliche Meldung.

Potenzial des neuen Verfahrens stärker nutzen

Fest steht, dass das Potenzial des ELENA-Verfahrens mit dem am 2. April 2009 in Kraft getretenen ELENA-Verfahrensgesetz bei Weitem noch nicht ausgeschöpft ist. Deshalb ist der Ausbau des Verfahrens zügig voranzutreiben. Notwendig ist ein klarer Fahrplan zur zeitnahen Ersetzung weiterer Bescheinigungspflichten der Arbeitgeber, so wie ihn auch der Nationale Normenkontrollrat fordert. Die BDA begrüßt ausdrücklich das im Koalitionsvertrag von CDU, CSU und FDP festgelegte Ziel, bis spätestens 2015 alle bisherigen Entgeltnachweise der Arbeitgeber durch das neue elektronische Verfahren zu ersetzen.

Parallel gehören auch endlich die zahlreichen unterschiedlichen Einkommensbegriffe in den Leistungsgesetzen auf den Prüfstand. Die höchst unterschiedlichen Datenanforderungen für die Bewilligung von Sozialleistungen müssen so weit wie möglich harmonisiert werden. Nur dann kann der künftig vom Arbeitgeber monatlich für jeden Arbeitnehmer zu übermittelnde ELENA-Datensatz tatsächlich auf ein Minimum reduziert werden. Erfreulicherweise ist das Ziel der rechtsübergreifenden Vereinheitlichung der Einkommensbegriffe in den Koalitionsvertrag von CDU, CSU und FDP aufgenommen worden.

Neue Arbeitgeberpflichten ab 1. Januar 2010

Nach § 97 SGB IV hat der Arbeitgeber der Zentralen Speicherstelle für jeden Beschäftigten monatlich gleichzeitig mit der Entgeltabrechnung einen ELENA-Datensatz zu übermitteln. Die Übermittlung der Meldung ist zu protokollieren. Die Protokollierung ist grundsätzlich nach zwei Jahren zu löschen. Der Beschäftigte muss zudem auf seiner Verdienstbescheinigung auf die Datenübermittlung und seinen Auskunftsanspruch gegenüber der Zentralen Speicherstelle hingewiesen werden.

Damit der Arbeitgeber ab Januar 2010 nicht von seinen Beschäftigten mit Fragen zum ELENA-Verfahren „überhäuft“ wird, empfiehlt die BDA eine proaktive ELENA-Information des Arbeitgebers (Schwarzes Brett, E-Mail, Anlage zur Januar-Verdienstbescheinigung o. ä.). Hierfür hat die BDA ein Muster erstellt (siehe unten). Weitergehende Informationen und Details zum ELENA-Verfahren finden sich auf der ELENA-Website (www.das-elena-verfahren.de). Das Bundeswirtschaftsministerium hat zudem eine ELENA-Hotline eingerichtet (01805-615005).